Инструкция По Формированию Личных Дел Сотрудников Отдела

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся 6 " Формирование дел" Примерной инструкции по делопроизводству один Целиком статью можно прочитать в журнале « Отдел кадров» №6(41) за май 2004г.

Высшая школа кадровика; Кадровые документы; Должностные инструкции Личные дела работников должны храниться в отделе кадров. Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает.

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников филиала федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

А.Е. Рыбаков начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.

Усть-Илимске) и устанавливает единые требования к формированию, В обязанности отдела кадров, осуществляющей ведение личных дел, входит. отзывы должностных лиц о работнике; - копия удостоверения о повышении.

Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция). Инструкция согласована с Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, прошла юридическую экспертизу в Министерстве юстиции Республики Беларусь и зарегистрирована в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь (7 апреля 2004 г. № 8/10795)...

При Совете Министров. Республики Беларусь. 26.03.2004 № 2. ИНСТРУКЦИЯ о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

1. Общие положения 1.1. Данный документ является локальным нормативным актом филиала федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования лБайкальский государственный университет экономики и права╗ в г. Усть-Илимске (далее филиал лБГУЭП╗ в г. Усть-Илимске) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел работников филиала лБГУЭП╗ в г. УстьИлимске. 1.2. Ведение личных дел работников университета осуществляется отделом кадров университета (далее - ОК) в соответствии с инструкцией по делопроизводству в образовательных учреждениях, а также с - Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ лОб архивном деле╗ в Российской Федерации (с изменениями по состоянию на 27 июля 2010 г.); Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008г. №687 лОб утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации╗, Федеральным законом лО персональных данных╗, - ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная распорядительной документации; система организационно- - Трудовым кодексом Российской Федерации; Инструкцией по делопроизводству филиала лБГУЭП╗ в г. Усть-Илимске; - Федеральным законом лО высшем и послевузовском профессиональном образовании╗; Уставом лБГУЭП╗ г. Иркутска, Положением о филиале ФГБОУ ВПО лБГУЭП╗ в г. Усть-Илимске. 1.3. Директор филиала лБГУЭП╗ в г. Усть-Илимске назначает лиц, ответственных за ведение и сохранность личных дел работников, а также уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников (далее – сотрудники, уполномоченные на ведение личных дел). 1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела работников филиала лБГУЭП╗ в г. Усть-Илимске, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера. 1.5. Ведение нескольких личных дел на работника не допускается, за исключением случая оформления трудового договора по внутреннему совместительству. 2. Обязанности отдела кадров при ведении личных дел 2.1. В обязанности отдела кадров, осуществляющей ведение личных дел, входит: - приобщение документов, указанных в пунктах 4.3 и 4.4 данного положения, к личным делам работников; - обеспечение сохранности личных дел работников; - обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников; - ознакомление работника с материалами личного дела работника в порядке, установленном в разделе 7 данного положения. 2.2. Сотрудники, уполномоченные на ведение личных дел работников филиал лБГУЭП╗ в г. Усть-Илимске, могут привлекаться в соответствии с законодательство Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников филиал лБГУЭП╗ в г. Усть-Илимске, установленного действующим законодательством Российской Федерации. 3. Оформление и регистрация личных дел: 3.1. Личное дело работника филиала лБГУЭП╗ в г. Усть-Илимске формируется после издания приказа о назначении на должность и ведется на протяжении всего периода работы. 3.2. Все документы личного дела брошюруются и помещаются в обложку дела, оформляемую в соответствии с инструкцией по делопроизводству в образовательном учреждении. На документы личного дела работника составляется внутренняя опись документов личного дела (далее – внутренняя опись документов). 3.3. В случае получения личного дела сотрудника университета из другого государственного органа, его ведение продолжает отдел кадров с присвоением личному делу нового регистрационного номера в установленном порядке. 4. Документы, включаемые в личное дело сотрудника университета: 4.1. В личное дело работника университета включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу в университет и увольнением с работы. 4.2. Первоначально личное дело сотрудника университета формируется из документов, предъявляемых гражданином при поступлении на работу; впоследствии к личному делу работника приобщаются иные документы, отражающие работу. 4.3. При первоначальном формировании личного дела работника университета в него включаются документы в следующей последовательности: - собственноручно заполненный и подписанный работником личный листок по учету кадров, установленный действующим законодательством Российской Федерации; – дополнение к личному листку по учету кадров; – характеристики и рекомендательные письма; письменное согласие работника на предоставление персональных данных для дальнейшей их обработки; – фотографии; - копии документов об образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении работнику ученой степени, ученого звания, если таковые имеются; - список научных трудов для ППС; - копии решений о награждении работника государственными наградами, присвоении работнику почетных, воинских и специальных званий, присуждении ему государственных премий, если таковые имеются, благодарностей и т. д.; - документы о прохождении по конкурсу на замещение вакантной должности (заявление с просьбой допустить к участию в конкурсе, список научных и научно-методических работ установленного образца за последние пять лет, заверенный проректором по научной работе и ученым секретарем университета, документы, подтверждающие квалификацию претендента (копии дипломов, аттестатов, трудовой книжки), выписка из протокола заседания кафедры о рекомендации на должность, мотивированное заключение кафедры, выписка из решения ученого совета, утвержденная ректором университета, и выписка из приказа о принятии на работу в университет); - письменное заявление о поступлении на работу и назначении на должность; – копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; - экземпляр трудового договора; – экземпляр договора о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); - копия паспорта; - копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; - копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности работника связано с использованием таких сведений. 4.4. В процессе к личному делу работника приобщаются следующие документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления: - копии документов о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении сотруднику ученой степени, ученого звания; - копии решений о награждении сотрудника государственными наградами, присвоении сотруднику почетных званий, грамот, присуждении ему государственных и иных премий; - копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; - аттестационный лист сотрудника университета, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; - письменные заявления сотрудника о переводе, перемещении на иную должность, о временном замещении им иной должности; - документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности (выписка из протокола заседания конкурсной комиссии) если работник назначен на иную должность по результатам конкурса; - выписки из приказов о назначении, переводе сотрудника на иную должность, о временном замещении им иной должности; - экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор работника; - заявления и выписки из приказов о предоставления декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до трех лет, предоставления единовременного пособия; - копии актов о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания, его снятия или отмены; - письменное заявление работника об освобождении от замещаемой должности, о прекращении трудового договора и увольнении; - выписка из приказа об освобождении сотрудника от замещаемой должности, о прекращении трудового договора и увольнении; – отзывы должностных лиц о работнике; - копия удостоверения о повышении квалификации, аттестации; – другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным. К личному делу сотрудника приобщаются письменные объяснения сотрудника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. 4.5. К личному делу работника не приобщаются: - документы, не имеющие необходимых реквизитов (дат, номеров, подписей и т. п.); - копии и выписки из документов, не заверенные в установленном порядке; - документы, содержащие не оговоренные и не заверенные в установленном порядке исправления; - факсограммы. 5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело работника 5.1. К личному делу работника университета приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных данным положением. 5.2. Все исправления, внесенные в документы личного дела работника университета, должны быть заверены подписью сотрудника, уполномоченного на ведение личных дел сотрудников, и печатью отдела кадров. 6. Порядок хранения личных дел работников университета 6.1. Личные дела работников университета хранятся в отделе кадров в специально оборудованном шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования. 6.2. Личные дела работников университета, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся отделом кадров в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне. 6.3. Личные дела лиц, уволенных работников университета, хранятся в отделе кадров в течение одного года со дня увольнения, после чего передаются в установленном законодательством Российской Федерации порядке в архив. 6.4. Личные дела лиц, умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период работы в университете, хранятся в отделе кадров в течение одного года, после чего передаются в установленном законодательством Российской Федерации порядке в архив. 7. Порядок ознакомления с личным делом работника университета 7.1. Ознакомление работника университета с документами своего личного дела проводится по просьбе работника университета. Работник самостоятельно в письменной форме решает вопрос передачи кому-либо сведений о себе за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации. 7.2. Факт ознакомления с личным делом работника университета удостоверяется личной подписью сотрудника в листе ознакомления с личным делом по форме, согласно приложению № 4 к данному положению, с указанием даты ознакомления. Работник обязан сообщить в отдел кадров об изменении тех или иных персональных данных. 7.3. Личное дело работника университета не выдается на руки работнику во временное пользование. 7.4. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя директора филиала. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только директора университета, его заместителя и начальника отдела кадров. Дела выдаются под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел директору, заместителю директора по учебно-методической и воспитательной работе через их секретарей или других лиц не допускается. Другие руководители могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела. Работник университета имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

В состав личных дел включались должностные инструкции (они же Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел. В личном деле № 81 ведущего научного сотрудника отдела научного.